こんにちは。税理士の城戸です。
前回は、電子帳簿保存法の概要について、ざっくり解説しました。
電子帳簿保存法とは、データ保存の容認と義務を定めた法律。
「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つの区分がありました。
詳しくは、こちら。
今回は、3つの区分のうちの1つ、「電子取引データ保存」について。
ぜひ、参考にしていただけるとうれしいです。
このブログでは、「電子取引データ保存」の原則的な対応方法について、簡単に解説しています。令和5年度税制改正における「猶予措置」「検索機能の確保要件の緩和」を踏まえた対応については、下記ブログで解説しています。
【電子取引データ保存】令和6年1月1日以降、対応が必要に
「電子取引データ保存」とは、
取引情報をデータで授受する取引（電子取引）について、データ保存を義務づける制度です。
令和4年1月1日以降の電子取引について、適用されています。
取引情報とは、ざっくり言えば、注文書・契約書・送り状・領収書・請求書など。
電子取引とは、例えば、メールによる請求書等の送受信ですね。
なので、
請求書等をメールで受け取った場合、
その請求書等をプリントアウトして保存するのではなく、そのデータ（PDF等）を保存しなければならない、
ということです。
電子取引の保存要件も満たす必要があります。
とは言っても、
令和5年12月31日までは、事実上、紙保存でもOK。
「そのデータをプリントアウトして保存し、税務調査等の際に提示・提出できるようにしていればいいですよ。」
という宥恕措置があるからです。
準備が間に合わなかった事業者等に対する経過措置ですね。
これまで通り、そのデータをプリントアウトして保存していた事業者の方も多かったのではないでしょうか。
ですが、、、
この宥恕措置も令和5年12月31日で廃止に。
これにより、
令和6年1月1日以降は、
いよいよ、この「電子取引データ保存」に対して、しっかりと対応していく必要性が出てきたのです。
ホームページからの領収書等のダウンロードなど、電子取引は案外身近にあります。ほとんどすべての法人・個人事業主の方は、何かしらの対応が必要です。
「電子取引の洗い出し」
具体的にどう対応したらいいの？
まず必要となってくるのが、「電子取引の洗い出し」です。
取引を整理し、電子取引に該当するものを把握しましょう。
データでの授受ですので、受け取る場合のみではなく、送付する場合も含まれます。
電子取引の件数なども、確認しておくといいでしょう。
今後の意思決定にも役立ちます。
これを機会に、業務効率化のため、何か見直せる部分がないかも検討してみましょう。電子取引にできるものは電子取引にしていく、というのも一案です。
「電子取引の保存要件に対応」
次に、「電子取引の保存要件に対応」です。
「電子取引データ保存」は、電子取引の保存要件を満たした上でのデータ保存を義務づけています。
ただ単に、そのデータを保存すればいいというわけではないのです。
電子取引の保存要件とは、次の2つ。
まずは、これらの要件をどのように満たしていくのかを検討し、対応していく必要があります。
それぞれ、具体的に解説していきます！
「真実性の確保」
「真実性の確保」とは、保存されたデータの改ざん防止のためのもの。
この要件を満たすために、次のいずれかの措置が必要です。
この4つの中から、自社に合った方法を検討・選択します。
タイムスタンプ？訂正削除システム？
おすすめなのは、4つ目の「事務処理規定の備付け」です。
タイムスタンプや訂正削除システムの導入費用等の追加コストも時間もかからず、対応可能です。
まずは「事務処理規定の備付け」を行い、必要に応じて、システム導入等の検討をしていくのもいいと思います。
国税庁が、事務処理規定のサンプルを公開しています。自社向けに少しアレンジして作成することもできますよ。
「可視性の確保」
「可視性の確保」とは、保存されたデータを検索・表示するためのもの。
この要件を満たすために、次の措置が必要です。
1つ目の「パソコン等の備付け」は、
保存されたデータを速やかにディスプレイに表示したり、プリントアウトしたりするためのものです。
ディスプレイのサイズや台数に要件はありません。操作マニュアル等は、オンラインマニュアル等でもOKです。
2つ目の「システム概要書の備付け」のシステム概要書とは、データ作成ソフトマニュアルなどです。
自社開発のプログラムを使用する場合のみ必要で、クラウド会計など他社製ソフトを使用する場合は不要です。
こちらも、オンラインのマニュアルやヘルプ機能でもOKです。
3つ目の「検索機能の確保」は、次の要件を満たす必要があります。
専用ソフトの使用も含めて、自社に合った方法を検討し、対応していきましょう。
一般の会計ソフトであれば、範囲指定検索や組合せ検索にも対応していますので、会計ソフトとの併用でも対応できそうですね。
あとは、ルール通りにデータ保存をしましょう！
おわりに
今回は、「電子取引データ保存、対応が必要です！」について解説しました。
まずは、取引を整理し、電子取引を把握する。
そして、電子取引の保存要件をどのように満たしていくのかを検討し、対応する。
あとは、そのルール通りにデータ保存する、という流れです。
データの保存場所も決めておきましょう。デスクトップのフォルダやクラウドストレージ上のフォルダなど、、、。
ぜひ、参考にしていただけるとうれしいです。
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