電子取引データ保存、、、とりあえず、最低限必要な対応について知りたい。
こんにちは。税理士の城戸です。
今回は、そんな方（個人事業主＆法人）向けの記事です。
令和5年度税制改正の「検索要件の緩和」や「猶予措置」を踏まえた対応について、解説します。（令和6年1月1日以降の電子取引に対応しています。）
ぜひ、参考にしていただけるとうれしいです。
システム導入なしでも大丈夫ですよ。
売上高が5,000万円以下の場合
基準期間の売上高が「5,000万円以下」の事業者の場合は、次の対応をしたうえで、電子取引データを保存します。
基準期間とは、法人は前々事業年度、個人事業主は前々年です。
「事務処理規定」については、国税庁がサンプルを公開しています。（国税庁「参考資料（各種規定等のサンプル）」）
それぞれの状況に合うように、カスタマイズして作成してください。
また、「ダウンロードの求めに応じる」とは、調査担当者に電子取引データのコピーを提供すること。
税務調査の際にきちんと提出できるよう、電子取引データを保存しておけばOKです。
なお、保存は、PDFでもスクリーンショットでもOKです。
売上高が5,000万円超の場合【索引簿等を作成する方法】
基準期間の売上高が「5,000万円超」の事業者の場合は、2つの対応が考えられます。
まずは、1つ目の対応。
「索引簿等を作成する方法」です。
そのうえで、電子取引データの保存をします。
❹の「『日付・金額・取引先』で検索できるようにする」方法としては、例えば、「索引簿を作成する方法」や「規則的なファイル名を付す方法」などがあります。
①索引簿を作成する方法
電子取引データのファイル名に連番などを付け、エクセル等で「連番・日付・金額・取引先」の情報を入力した一覧表を作成する方法です。
エクセルのフィルター機能を利用して検索し、その連番からファイルにたどり着けます。
なお、索引簿についても、国税庁がサンプルを公開しています。（国税庁「参考資料（各種規定等のサンプル）」）
ぜひ、参考にしてみてください。
②規則的なファイル名を付す方法
ファイル名に、「日付・金額・取引先」を入力する方法です。
エクスプローラーやFinderで、検索できます。
売上高が5,000万円超の場合【プリントアウトする方法】
次に、2つ目の対応です。
「プリントアウトする方法」です。
「索引簿等を作成する方法」と、❹が違いますね。
❹の「書面の提示・提出の求めに応じることができるようにする」ためには、電子取引データをプリントアウトして、日付・取引先ごとに整理しておく必要があります。
税務調査の際に提示・提出できるよう、日頃からプリントアウトをして整理しておきましょう。
なお、電子取引データの保存も忘れずに、、、。
上記対応も難しい場合
今、本当に人手不足で、、、
上記対応も難しい、、、。
そのような場合は、「猶予措置」があります。
「人手不足や資金不足等で」どうしても準備が間に合わない場合は、次の対応でも問題ありませんので、ご安心を。
注意点は、「電子取引データの削除はNG」ということ。
令和5年12月31日までの「宥恕措置」とは異なりますので、ご注意ください。
プリントアウトして保存したからといって、電子取引データを削除しないように、、、。
また、とりあえずの「猶予措置」なので、少しずつ対応していきましょう。
まとめ
今回は、『電子取引データ保存、最低限必要な対応は？』について、解説しました。
電子取引データ保存は、システム導入なしでも大丈夫です。
まずは、対応できそうな方法から始めて、少しずつデジタル化を進めていきましょう。
いずれにしても、データ削除はNGです。
このブログは、更新日時点における法令等に基づいて作成しています。
